Il panorama delle trasferte di lavoro in Italia sta per subire importanti cambiamenti grazie alle nuove disposizioni legislative.
Il decreto legislativo Irpef-Ires, approvato il 3 dicembre 2024, introduce regole innovative sui rimborsi spese che mirano a semplificare e rendere più efficienti le procedure di rimborso per i lavoratori dipendenti. Queste modifiche avranno un impatto significativo sia sui dipendenti che sui datori di lavoro, in un contesto economico in continua evoluzione.
Una delle novità più rilevanti è l’obbligo di utilizzare sistemi di pagamento elettronico per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Ma vediamo tutto nel dettaglio, valutando anche le implicazioni pratiche di queste novità.
Pagamenti elettronici obbligatori e altre novità
A partire dal 2025, solo le spese documentate tramite metodi di pagamento tracciabili—come bonifici bancari, carte di credito e bancomat—non concorreranno a formare il reddito imponibile. Questa misura ha l’obiettivo di contrastare l’evasione fiscale e garantire una maggiore trasparenza nelle transazioni finanziarie legate alle trasferte di lavoro.
Le implicazioni pratiche di questa novità sono significative. Per i lavoratori, ciò significa dover gestire le spese attraverso strumenti elettronici, il che potrebbe risultare inizialmente scomodo. Tuttavia, a lungo termine, potrebbe facilitare la raccolta e la presentazione delle spese sostenute. Inoltre, i datori di lavoro dovranno adeguare i loro sistemi di gestione delle spese, con possibili investimenti in software specifici.
Trasferte dentro e fuori il Comune
Un altro aspetto importante riguarda la distinzione tra trasferte effettuate all’interno e al di fuori del comune di residenza. Fino ad ora, i rimborsi per le trasferte dentro il comune richiedevano una documentazione dettagliata proveniente dal vettore, come ad esempio i biglietti dei mezzi pubblici.
Con il nuovo decreto, a partire dal 2025, i dipendenti potranno dimostrare le spese sostenute per il trasporto in modi alternativi, semplificando notevolmente il processo di rimborso. Questo cambiamento sarà particolarmente vantaggioso per coloro che utilizzano mezzi di trasporto privati o condivisi, poiché non sarà più necessario conservare ogni singola ricevuta.
Rimborsi chilometrici e indennità
Le modifiche riguardanti i rimborsi chilometrici sono altrettanto significative. Il decreto Ires-Irpef prevede che anche i rimborsi chilometrici per le trasferte comunali non concorreranno a formare il reddito, a patto che siano dimostrati tramite pagamento tracciabile. Questo rappresenta un notevole passo avanti per i lavoratori che utilizzano il proprio veicolo per motivi di lavoro, consentendo maggiore flessibilità nella gestione delle spese e riducendo l’onere burocratico.
Per le trasferte fuori dal comune, i rimborsi spese continueranno a essere effettuati sia tramite indennità forfettarie che rimborsi analitici delle spese. È importante notare che le indennità forfettarie saranno imponibili solo per la parte che supera determinati limiti stabiliti dalla legge, mentre i rimborsi analitici rimarranno esenti a condizione che le spese siano adeguatamente documentate.
Implicazioni per le imprese
Le nuove regole sui rimborsi spese non hanno solo ripercussioni sui lavoratori, ma anche sulle imprese. Con l’introduzione di queste disposizioni, le aziende dovranno adattare le loro politiche di rimborso per allinearsi alle nuove normative. Questo potrebbe comportare l’implementazione di sistemi di gestione delle spese più sofisticati, capaci di tracciare in modo efficiente le transazioni elettroniche.
Inoltre, per le imprese, la possibilità di dedurre le spese sostenute per le trasferte di lavoro rappresenta un’opportunità per ridurre il carico fiscale. Le aziende dovranno prestare particolare attenzione alla documentazione delle spese e all’adozione di metodi di pagamento tracciabili, non solo per conformarsi alle normative, ma anche per ottimizzare la gestione delle finanze aziendali.
